Memoria fiscala reprezinta un fel de creier al caselor de marcat electronice fiscale. Ea este de fapt, o memorie fixa, asemanatoare cu cea a unui PC, pe care se pot inscrie date, doar o singura data. Prin intermediul memoriei fiscale a caselor de marcat, se realizeaza inregistrarea si apoi stocarea tuturor datelor cu caracter fiscal. O data cu stocarea datelor pe memoria fiscala se realizeaza si securitatea acestora, iar accesul la ea se poate realiza doar prin intermediul unui program de control.
Memoriile fiscale ale caselor de marcat sunt formate din mai multe celule, care, dupa cum am mai precizat, sunt inscriptionate o singura data. Dupa cum am spus, o data cu inregistrarea si stocarea informatiilor, are loc si securitatea acestora, ele fiind pastrate intacte pe intreaga perioada de functionare a memoriei fiscale, dar si 10 ani dupa inlocuirea acesteia.
Memoria fiscala a oricarei case de marca intra in functiune din momentul in care se realizeaza prima tranzactie economica prin intermediul casei de marcat, dupa ce in prealabil aceasta a fost inregistrata in Registrul de Evidenta si instalata in prezenta organelor fiscale, numai de catre un agent service autorizat si acreditat de Directia Financiara.In momentul in care orice utilizator de casa de marcat fiscala, observa ca a avut loc umplerea memoriei fiscale, sau mai grav, observa ca aceasta s-a defectat, este obligat sa respecte legislatia in vigoare. Conform acesteia, agentii comerciali care au in dotare case de marcat fiscale, au obligatia sa citeasca memoria fiscala, si dupa ce au preluat rola cu datele inregistrate, sa mearga la Administratia Fiscala Locala si sa predea memoria plina sau defecta. Aici memoriile fiscale sunt pastrate o durata de 10 ani, in cadrul arhivelor. In cazul in care nu respectati aceste obligatii, ricati o amenda de pana la 10000 RON, deoarece fapta constituie o contraventie.
De asemenea, in cazul in care are loc defectarea sau umplerea memoriei unei case de marcat, distribuitorul are obligatia ca in termen de cel mult 72 de ore sa o inlocuiasca si sa va repuna casa de marcat in functiune. Acest lucru trebuie facut urmand cam aceiasi pasi ca la instalare, respectiv operatiunea trebuie efectuata de un agent service in prezenta unui reprezentant al organului fiscal la care este arondata casa de marcat. Operatiunea trebuie, obligatoriu consemnata in Cartea de Interventii a casei de marcat, de catre agentul de service care a efectuat inlocuirea.
In momentul in care inlocuirea memoriei fiscale se realizeaza in perioada de garantie, exista posibilitatea inlocuirii cu totul a casei de marcat. In aceasta situatie memoria fiscala a vechiului aparat, trebuie predata agentului fiscal, in timp ce, noua casa de marcat fiscala va fi instalata in maxim 15 zile calendaristice.